Voraussetzungen zur Erstinstallation

Basisdaten

Vor der Erstinstallation sollten die folgenden Informationen vorliegen, um in die Datenbank oder im Backend eingetragen zu werden:

  • LDAP-oder AD-Zugangsdaten (bei Verwendung eines eigenen LDAP-Servers)

  • Organigramm in Baumform (kann nach der Installation im Backend angelegt werden)

  • Mögliche Rollen der Personen im Organigramm

  • Gewünschte Ressourcentypen (um den IDA-Export zu gewährleisten sollten nach Möglichkeit Standardtypen verwendet werden)

  • Logo der Einrichtung

  • Name der verwendeten Klassifikation für Ressourcen (z. B. JEL-Klassifikation)

Erste Schritte zur Systemeinrichtung

1. User via LDAP importieren

Nach erfolgreicher Einrichtung der AD-Anbindung können Nutzende direkt in GRIS importiert werden. Alternativ besteht die Möglichkeit, dass jede Person sich durch einmalige Anmeldung in das System übernommen wird.

Sobald die LDAP-Daten korrekt sind, werden die Personen im Adminbereich angezeigt und können über die Checkbox in der ersten Spalte importiert werden.

  • Menüpunkt: Admin → LDAP/AD-Import

  • Notwendige Settings: Gruppe ldap (import_dn, import_search)

2. Gruppen einrichten

Gruppen müssen bisher noch in der Datenbank in der Tabelle gris_groups eingerichtet werden:

INSERT INTO `gris_groups` (`gris_groups_name`, `gris_groups_is_admin`) VALUES ('My new Group', 0);

Auch Löschen und Ändern sind nur über die Datenbank möglich. In der Standardinstalltion ist das auf dem GRSI-Server über phpMyAdmin möglich.

  • Hinzufügen via SQL direkt über die Datenbank

3. User zuordnen und Freigaben einrichten

Sobald Gruppen im System eingerichtet sind, können die Nutzenden zugeordnet werden. Außerdem ist es möglich, Einzelpersonen den Admin-Status zu geben, der alle niedrigeren Berechitungen überschreibt.

Über den Button Freigabe können andere Nutzende ihr Profil für andere freigeben.

  • Menüpunkt: Admin → Nutzerverwaltung (Auswahl Gruppe, Adminstatus)

4. Berechtigungen zuordnen

Jeder Gruppe (und damit auch den zugeordneten Personen) können nun Berechtigungen für Seiten und Elemente zugeordnet werden. Der Admin-Status überschreibt diese Einstellungen für die jeweilige Prozess.

  • Menüpunkt: Admin → Berechtigungen (Zuordnung für jede Gruppe)

5. Anzeigeeinstellungen

Über die Anzeigeeinstellungen kann die Darstellung für verschiedene Bereiche (z. B. Projekte) in GRIS angepasst werden.

  • Menüpunkt: Admin → Anzeigeeinstellungen

6. Workflows einrichten

Falls Workflows verwendet werden sollen, können diese für jeden Ressourcentyp individuell oder für Projekte generell hinterlegt werden.

Die Einrichtung der Workflows ist hier beschrieben.

  • Hinzufügen via SQL direkt über die Datenbank

7. Ressourcen und Ressourcentypen einrichten

Mit der Ressourcenverwaltung steht ein umfangreiches Tool zur Anpassung von Ressourcen und deren Gruppen zur Verfügung.

Die Funktionen der Ressourcenverwaltung sind hier beschrieben.

  • Menüpunkt: Admin → Ressourcenverwaltung

8. Kategorien anlegen/anpassen

Als zusätzliche Strukturierung kann ein individuelles Kategoriensystem entwickelt werden. Dazu kann die Kategorienverwaltung im Backend genutzt werden.

  • Menüpunkt: Admin → Kategorienverwaltung

9. Organigramm anlegen/anpassen

Damit sich Personen bestimmten Organisationseinheiten zuordnen können, muss über die Organigrammverwaltung ein Organigramm hinterlegt werden.

Außerdem können die Übergeordneten (leitenden) Einheiten festgelegt werden.

  • Menüpunkt: Admin → Organigrammverwaltung

  • Notwendige Settings: Gruppe organigram (multiple_roles)

10. Dokumente hochladen

Im Admin-Bereich können verschiedene Dokumente (PDF und HTML) für FAQ, Handbuch und Hinweise hinterlget werden.

  • Menüpunkt: Admin → Upload FAQ

11. Verläufe anpassen

Die Verlaufstypen und deren Felder können individuell angepasst werden. Dazu muss die Tabelle gris_history_type in der Datenbank editiert werden. Über die Spalte gris_history_type_states können zudem die möglichen Zustände individuell definiert werden.

Die Spalte gris_history_type_active gibt an, ob die Verlaufstypen in GRIS sichtbar sind oder nicht.

  • Hinzufügen via SQL direkt über die Datenbank

12. Individuelle Einstellungen

Im Ordner my_gris im Stammverzeichnis befinden sich verschiedene Vorlagen, die mit "exmaple_" beginnen. Durch Anlegen einer Kopie und entfernen des Präfixes können die Einstellungsdateien aktiviert werden. Aus example_gris_my_infos.php wird dann z. B. gris_my_infos.php.

Folgende Dateien sind für individuelle Einstellungen vorhanden:

  • gris_my_infos.php: Eigene Info-Texte für Balloon-Tipps

  • gris_my_script.js: Eigenes Javascripte (JS/JQuery; werden auf allen Seiten geladen, falls vorhanden)

  • gris_my_style.css: Eigenes Stylesheets (CSS; werden auf allen Seiten geladen, falls vorhanden)

  • gris_my_translations.csv: Eigene Übersetzungen (überschreiben auch vorhandene Übersetzungen)

13. Designanpassungen

Anpassungen an das eigene Corporate-Design können über die gris_my_style.css (s.o.) erfolgen. Ein individuelles Logo und dessen Alternativtext kann direkt über das Backend angegeben werden. Das Logo selbst muss vorher in der Ordner [GRIS-Verzeichnis]/files/img hochgeladen werden.

  • Notwendige Settings: Gruppe branding (alt, logo)