Workflows benutzen

Sobald die Workflows in der Datenbank eingerichtet wurden, können sie sofort benutzt werden. Nachdem eine berechtigte Person ein Objekt (Ressource oder Projekt) öffnet, wird der entsprechende Workflow und sein aktueller Schritt mit den zugehörigen Checks in der rechten Spalte neben der Erfassungsmaske angezeigt. Die Zuordnung des richtigen Workflows erfolgt automatisch durch die Einstellung in der Ressourcenverwaltung.

Offene Workflow-Checks innerhalb eines Schrittes für ein Objekt

Berechtigte Personen (Workflow-Gruppen)

Jedem Check innerhalb eines Workflows kann eine individuelle Gruppe zugewiesen werden. Dadurch bleibt das entsprechende Objekt auch editierbar, wenn eine Sperrung (vgl. Workflows benutzen) eingestellt wurde.

Alle Checks und Schritte für die keine Berechtigung besteht werden zwar angezeigt, sind jedoch analog zu den anderen Gruppen ausgegraut.

Schritte abschließen

Nach jedem Check wird automatisch geprüft, ob der Workflow-Schritt dadurch abgeschlossen ist. Die Checks besitzen keine feste Reihenfolge, der Person, die den letzten Check ausführt, wird jeweils eine Meldung angezeigt, dass der Schritt nun abgeschlossen ist.

Der Show-Step

Jeder Workflow besitzt einen so genannten Show-Step. Diese spezielle Schritt markiert das Ende des Workflows. Je nach Einstellung ist das Objekt ab hier für die weitere Bearbeitung gesperrt oder wird bei einer Änderung wieder zurück an den Anfang gesetzt.

Übersicht der unkontrollierten Objekte

Um die Berechtigten Personen die Kontrolle der offenen Workflows übersichtlich und einfach durchführen können, werden alle offenen Einträge in entsprechenden Listen angezeigt.

Unter dem Menüpunkt Workflows ist für jede Objektart (Ressourcen, Projekte) jeweils eine eigene Auflistung zu finden, die sich je nach vorhandenen Workflows, Schritten und Checks weiter untergliedert.

Abgeschlossener Workflow mit Zurücksetzen-Button — Listen unkontrollierter Objekte

Ab der Version 3.3.2 bietet GRIS weitere Möglichkeiten zur Sortierung der Listen an. Neben einem Suchfeld und der Begrenzung der Treffer pro Seite ist auch eine Auswahl nach Ressourcentyp möglich:

Freigabe beantragen

Bei manchen Einstellungskonstellationen (insbesondere bei der restriktiven Methode) wird das Objekt nach dem ersten Check oder nach dem Show-Step gesperrt. Ab diesem Zeitpunkt können nur noch die Mitglieder der Workflow-Gruppen Änderungen vornehmen. Möchten andere Personen das Formular wieder bearbeiten, müssen sie eine Freigabe beantragen. Der entsprechende Button erscheint automatisch, wenn der Link zur Detailseite des Objekts angeklickt wird.

Wurde eine Freigabe bereits beantragt, erscheint anstatt des Buttons ein Hinweis.

Objekte wieder freigeben

Abgeschlossener Workflow mit Zurücksetzen-Button

Mitglieder der Workflow-Gruppen können ein Objekt wieder freigeben, sobald ein Antrag über den oben beschriebenen Button gestellt wurd. Dazu können berechtigte Gruppen im Menü Workflows -> Freigabeanfragen das Objekt auswählen und mit dem Stiftsymbol wieder zur Bearbeitung freigeben. Der Workflow wird dadurch an den Anfang zurückgesetzt.

Alternativ können die Workflow-Gruppen auch innerhalb des Detailansicht in der rechten Spalte den Workflow über den entsprechenden Button wieder freigeben.